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Nous sommes à l’ère où ça devient de plus en plus indispensable de convertir notre bureau du papier au numérique. La principale raison qui m’a motivé à convertir ma propre comptabilité au « sans papier » a été une question environnementale. Je vous raconte une petite histoire : il y a quelques années, la photocopieuse/imprimante de mon bureau est tombée en panne. Nous avons donc appelé le technicien de Canon pour qu’il vienne la réparer. À ce moment, il en a profité pour nous faire la lecture du compteur de la machine et c’est quand il nous a dit que nous imprimions 100 000 feuilles de papier par année que j’ai réellement pris conscience du mauvais impact environnemental que mon bureau provoquait.

100 000 feuilles de papier, ça représente en moyenne 7 arbres de bonne taille par année!

C’est à ce moment que j’ai commencé à expérimenter la comptabilité sans papier et ce qui en est ressorti me fascine profondément : j’ai gagné énormément en efficacité, en temps et en espace.

Efficacité

Quand j’ai dit en introduction que c’est de plus en plus indispensable de se convertir au « sans papier », ce n’est pas seulement pour les bienfaits environnementaux, mais aussi — et surtout — pour l’efficacité.

1. Mes clients sans papiers n’ont plus à se déplacer pour m’apporter leurs documents : ça se fait dans le temps d’un clic de souris.
2. Ensuite, pour retrouver un document, l’outil « Recherche » de notre ordinateur fait le travail pour nous. Pas besoin de sortir les vieilles boites d’archives.
3. On peut stocker, consulter, effacer, envoyer… tout cela à partir de nos appareils mobiles.
4. On n’a plus à se soucier de la perte de documents ou de faire des photocopies de sauvegarde, car toutes nos sauvegardes peuvent se faire de façon automatisée et sécuritaire sur notre poste de travail et notre serveur.
5. Nos documents sont accessibles autant par nous que par notre personne-ressource en comptabilité. Nous n’avons plus besoin d’attendre que les documents reviennent pour y avoir accès.

Qui dit efficacité, dit économie de temps : un va certainement avec l’autre.

Espace

Après sept ans de papiers, on accumule énormément de documents en archives. Certaines personnes utilisent une pièce complète de leur bureau ou de leur maison pour entreposer les vieux documents qu’ils doivent garder. Imaginez donc :

1. La pièce de vos archives vide;
2. Votre bureau sans aucun papier qui traine sur la surface;
3. Aucun classeur encombrant et pas très esthétique dans le décor.

Ce serait génial, non? Eh bien, c’est ce que la comptabilité sans papier permet d’obtenir.

Quelques outils pratiques

Le premier outil que j’utilise pour faire de la comptabilité sans papier est le deuxième écran d’ordinateur, qui me permet d’afficher les documents sur un écran et d’utiliser l’autre pour travailler avec le logiciel de comptabilité.

Ensuite, j’utilise Evernote pour la gestion de mes documents, le partage avec mes clients, les notes de nos rencontres, les offres de service, etc.

Un bon numériseur est également essentiel pour numériser tout ce qu’il n’est pas possible de recevoir sous forme électronique. J’utilise personnellement le Fujitsu Scansnap IX500 et j’utilise aussi les applications mobiles Evernote et Tiny Scan Pro: PDF Document Scanner pour numériser des documents sur la route à partir d’un téléphone mobile.

N.B. Il est possible que votre ordre professionnel ou le métier que vous exercez vous empêche d’être totalement sans papier, même si les autorités fiscales acceptent les documents numériques comme pièces justificatives. Informez-vous donc adéquatement avant d’entamer les démarches de conversion au numérique.

Bonne semaine!

Sébastien Hénault